Qué es el DeCA y a qué transportes afecta
El DeCA es la versión electrónica del documento de control administrativo que acompaña a determinados transportes públicos de mercancías por carretera. Debe existir uno por cada envío, salvo los supuestos exentos o aquellos correctamente documentados mediante una carta de porte u otro documento que ya contenga toda la información exigida. La Orden FOM/2861/2012 publicada en el BOE regula su contenido y responsabilidades.
La obligación de formalizar el documento corresponde al cargador contractual y al transportista efectivo. Por eso un buen software no debería limitarse a pedir los datos del camión: también tiene que identificar correctamente quién contrata el transporte y quién lo realiza materialmente.
Los datos que el programa debe recoger en cada expedición
El documento debe incorporar, como mínimo, la razón social, NIF y domicilio del cargador contractual; la razón social y NIF del transportista efectivo; el lugar de origen y destino; la naturaleza y el peso de la mercancía; la fecha del transporte; y la matrícula del vehículo. En un conjunto articulado deben constar tanto la matrícula del tractor como la del remolque o semirremolque.
En ConectaIA estos datos forman parte de la propia expedición. Además, la ficha del cliente guarda razón social, NIF y domicilio para que, al seleccionar el cliente, la información se complete automáticamente y se reduzcan errores de transcripción.
PDF, QR y acceso al documento durante una inspección
Una solución preparada para el DeCA digital debe generar un documento electrónico legible y facilitar su consulta. En ConectaIA cada expedición permite generar el DeCA en PDF y un código QR que abre una URL HTTPS asociada al documento. El registro conserva fecha, hora y versión para mantener la trazabilidad de lo emitido.
El objetivo práctico es sencillo: si se solicita el documento durante el transporte, el conductor debe poder facilitar el acceso sin depender de buscar archivos dispersos, reenviar correos o reconstruir la expedición. El Ministerio de Transportes mantiene la información oficial y las preguntas frecuentes sobre el DeCA.
Conservación y responsabilidad de los datos
La normativa exige conservar un ejemplar o copia del documento de control a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre durante al menos un año. El cargador contractual y el transportista efectivo responden de la formalización y de los grupos de datos que les corresponden.
Digitalizar el DeCA no elimina esa responsabilidad: hace más importante que el sistema permita localizar cada documento, leerlo correctamente y relacionarlo con la expedición que lo originó.
Más allá del cumplimiento: tarifas, costes y facturación conectados
El DeCA resuelve una obligación documental, pero la rentabilidad de la empresa depende de conectar el servicio con sus costes. El entorno de Transportes de ConectaIA incorpora tarifas y un simulador que permite considerar kilómetros, combustible, peajes, personal, costes fijos y margen objetivo antes de presentar un precio.
Después, la misma expedición se relaciona con vehículos, conductores, repostajes, clientes y contabilidad con VERIFACTU. Puedes consultar todas las funciones en ConectaIA para Transportes.
Lista rápida para elegir un software de transporte con DeCA
Comprueba que el programa crea un documento por expedición, recoge los datos esenciales, genera un formato legible, ofrece acceso mediante QR o enlace seguro, conserva el historial y evita volver a escribir la información que ya existe en clientes, vehículos y conductores.
También conviene valorar lo que sucede antes y después del documento: cálculo de tarifas, control de costes, facturación, contabilidad, alertas y acceso desde móvil. Ahí es donde un simple generador de PDF se diferencia de un entorno de gestión completo.
ConectaIA para Transportes reúne DeCA digital, expediciones, tarifas, simulador de costes, flota, conductores, clientes, repostajes, contabilidad con VERIFACTU y asistente de IA. Puedes probarlo gratis durante 25 días, sin tarjeta.